Hurtado Londoño & Asociados S.A.S., sociedad constituida al amparo de las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 900.501.761-1, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, cuyo sitio web es http://www.hurtadolondono.com (en adelante HLA) dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, pone en conocimiento de los Titulares de los datos personales que sean tratados por HLA la presente política de tratamiento de la información y protección de datos personales (en adelante la “Política”):
1. OBJETO
El propósito principal de la Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten y los procedimientos y mecanismos dispuestos por HLA para hacer efectivos esos derechos así como darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales, en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa e informada.
2. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
3. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
3.1. ¿Qué información recolecta HLA?
La información tratada por HLA corresponde a Datos Personales de sus proveedores, empleados y clientes.
3.2. ¿Con qué fin se utiliza la información?
HLA utiliza la información para los siguientes propósitos:
a. Enviar información comercial y hacer seguimiento a sus propuestas de servicios.
b. Dar cumplimiento a los contratos suscritos entre HLA y sus clientes, proveedores y empleados.
c. Realizar pedidos y pagos a sus proveedores y reportar información tributaria referente a las compras a ellos realizadas.
d. En relación con sus empleados, realizar pagos laborales, de seguridad social, de aportes parafiscales y demás que se deriven de la relación laboral con sus empleados; reportar información tributaria; mantener en sus bases de datos información referente al contacto para casos de emergencia; y enviar comunicados de índole laboral, administrativo o profesional.
e. Realizar convocatorias laborales y adelantar procesos de selección.
f. Promover la actualización, inclusión o supresión de la información consignada en las bases de datos de HLA.
g. Enviar a sus clientes, proveedores y trabajadores noticias y notas de actualidad o análisis jurídico.
h. Enviar respuestas a quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de HLA.
3.3. ¿Cómo es tratada la información?
La información es recolectada a través de formatos específicos los cuales son entregados al titular de la información para ser diligenciados y entregados a HLA junto con la solicitud de Autorización. Adicionalmente, la información es recolectada por medio del sitio web de HLA, en el formato diseñado para tal fin, junto con la solicitud de Autorización.
Las bases de datos que HLA obtiene no se venden ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible. Toda la información se encuentra en el Centro Documental de HLA, en las bases de datos de la página web, a los cuales hay acceso restringido con usuario y clave y administrador.
3.4. Datos Sensibles
Los datos de menores de edad, de afiliación a organizaciones de cualquier tipo y de orientación sexual, así como la información recolectada por causa o con ocasión de los exámenes médicos realizados a los empleados y que se haya recolectado para cualquiera de los fines mencionados en el numeral 3.2., gozará de especial protección por parte de nuestro Centro Documental, de acuerdo con los parámetros impuestos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales tendrán los derechos detallados a continuación, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente Política:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a HLA o a los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HLA, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
c. Presentar solicitudes ante HLA o ante el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstos le entreguen tal información.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
e. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de HLA, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en su Tratamiento HLA o el Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la Ley, o cuando no haya una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
f. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
g. Conocer, de manera previa y eficiente, las modificaciones a los términos de esta Política, y/o la nueva política de tratamiento de la información, cuando a ello haya lugar.
h. Tener fácil acceso al texto de esta Política y a sus modificaciones.
i. Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de HLA para ejercer efectivamente los derechos que la Ley le otorga a los Titulares.
j. Conocer la dependencia o persona facultada por HLA para atender quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y adelantar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que hayan hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
5. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN HLA
HLA ha designado al Jefe del Centro Documental como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales, de conformidad con la Ley y esta Política.
Algunas de las funciones particulares del responsable de la Protección de Datos Personales son:
a. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales y tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o en estas Políticas.
b. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto del responsable de la protección de datos personales en HLA son los siguientes:
Dirección: Avenida Carrera 19 No. 118-30, Oficina 302
Correo electrónico: info@hurtadolondono.com
Teléfono: (57-1) 473 6719
Cargo: Jefe del Centro Documental
6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
6.1. Consultas
Las consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de HLA, pueden dirigirse al responsable de la protección de datos personales a través del correo electrónico info@hurtadolondono.com o telefónicamente al teléfono (57-1) 473 6719.
Cualquiera que sea el medio, HLA guardará prueba de la consulta y de su respuesta. El procedimiento para tales efectos será el siguiente:
a. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, HLA recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de HLA, y se la hará conocer al solicitante.
b. El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante, siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, a su causahabiente, apoderado o representante. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la que la solicitud fue recibida por HLA.
c. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida dentro de los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud. En todo caso, la respuesta definitiva a las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles contados desde la fecha en que la solicitud inicial fue recibida por HLA
6.2. Reclamos
En caso de que los Titulares de Datos Personales Tratados por HLA consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista, en su criterio, un incumplimiento de los deberes de Ley de HLA, podrán dirigir su queja o reclamo por medios electrónicos al correo info@hurtadolondono.com.
Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:
a. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:
i. Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
ii. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
iii. Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
iv. Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
b. Antes de atender el reclamo, HLA verificará la identidad del Titular del Dato Personal, de su representante o apoderado. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan, según sea el caso.
c. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, HLA requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
d. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de HLA no es competente para resolverlo, dará traslado Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
e. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de HLA donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
La presente política se ha adoptado y empieza a cumplir sus efectos desde el día veintiuno (21) de abril de 2014. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente Política.
Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales.